一、管理工作文檔的技巧

1. 建立臨時文件夾

很多人整理電腦桌面，只是簡單粗暴地刪除。而我的方法，是在日事清的云盤里建立一個臨時的文件夾。一天的工作完成，或者懶得幾天都不想去整理資料的時候，你可以把所有的資料通通放入這個臨時文件夾里，然后把無法分類的文件夾整合到一個文件中。

文件以日期為署名為主，這樣做的好處在于，當你空下時間去整理文件夾的時候，就可以清楚地知道這個文件是哪一天產生的。

2. 判斷是否有保存價值

第二個小技巧是，我們在整理臨時文件夾時，需要做一個判斷：這個文件夾里的文件是不是都有保存價值。

因為很多時候我們下載的文件來自于公司或同事，或是我們從網上找到的一些資源。當我們確認這個文件沒有保存價值，我們可以直接刪除這些文件，否則它們會擾亂我們做文件管理的思路。

3. 關聯性

在文件存放或者整理時，我們可以把同一個項目的文件統一放到一個項目名稱命名的文件夾下面，不僅方便我們平時調閱，也方便以后歸檔查詢。

比如，我們公司在六月份需要做一個團建，你可以把它理解為一個項目。那么在這個項目之中，我們可能涉及到一些游戲的策劃、規則，還要需要一些影像資料、去參加活動人員的名單、住宿信息，各種各樣的表格。

這些文件都有一定關聯性的，都屬于團建的項目。所以說把這些文件放到同一個項目里，以后我們調閱起來會更加方便。如果你按照文件格式，把這些文件的圖片歸到一類，excel表格歸到一類、word歸到一類，這個時候調閱起來反而不方便。

4. 合理的文件命名

在文件存放或者整理時，我們可以把同一個項目的文件統一放到一個項目名稱命名的文件夾下面，不僅方便我們平時調閱，也方便以后歸檔查詢。

比如，我們公司在六月份需要做一個團建，你可以把它理解為一個項目。那么在這個項目之中，我們可能涉及到一些游戲的策劃、規則，還要需要一些影像資料、去參加活動人員的名單、住宿信息，各種各樣的表格。

這些文件都有一定關聯性的，都屬于團建的項目。所以說把這些文件放到同一個項目里，以后我們調閱起來會更加方便。如果你按照文件格式，把這些文件的圖片歸到一類，excel表格歸到一類、word歸到一類，這個時候調閱起來反而不方便。

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二、使用日事清做文件管理的優勢

公司知識文化的沉淀

因為日事清本身是一個可以做團隊協同、任務管理的軟件。云盤是公司知識文化沉淀的地方。因為這里面我們可以存放不同部門的資料，不用擔心這些文件或者數據丟失。

多終端數據的同步

不是所有的文件管理工具都能夠做到多終端的數據同步。日事清分為網頁版和客戶端?？梢远嘟K端同步。

文本的在線編輯

日事清還能實現非常的流行的在線編輯功能。相信很多人都有這種需求，尤其是有遠程辦公或者出差情況需求的公司，我們上傳到到日事清的文件夾可以多人共享和在線的編輯操作。

查看權限

最后是查看權限。有人會疑問： 日事清的云盤做文件管理，是不是我所有的文件，包括我公司的文件資料、個人的資料，其他人都能看得到？這個我可以告訴你，盡管放心，因為日事清的文件夾可以加入不同的成員。